1. Haz la lista de tareas repetitivas
Pide a cada área que anote durante una semana las tareas que repite: qué hacen, cada cuánto y cuánto tiempo les toma. No hace falta precisión exacta; basta con una estimación honesta. Si quieres una guía, usa nuestra checklist de 10 tareas que se pueden automatizar.
2. Puntúa cada tarea con cinco criterios
Dale a cada tarea de 1 a 3 puntos en cada criterio:
| Criterio | Pregunta |
|---|---|
| Frecuencia | ¿Se hace todos los días o todas las semanas? |
| Tiempo | ¿Cuántas horas al mes consume entre todo el equipo? |
| Reglas claras | ¿Se puede escribir el paso a paso sin muchos "depende"? |
| Información digital | ¿Los datos llegan en archivos, correos o plataformas? |
| Impacto de los errores | ¿Un error genera reprocesos, sanciones o clientes molestos? |
Suma los puntos. Las tareas con 12 puntos o más (de 15 posibles) son buenas candidatas para empezar.
3. Calcula cuánto cuesta hoy
Multiplica las horas al mes por el costo de una hora de trabajo, incluidos salario y prestaciones. Ese número te ayuda a comparar opciones y a priorizar. Puedes hacerlo en la calculadora de carga manual.
4. Empieza por una tarea, no por un área
Es mejor automatizar bien un reporte que intentar cambiar toda la contabilidad de una vez. El primer proceso debería poder entregarse en pocas semanas, para que el equipo vea el resultado y proponga los siguientes.
Errores comunes
- Elegir el proceso más complejo porque es el que más molesta.
- Automatizar un proceso que nadie ha documentado ni acordado.
- Comprar una herramienta antes de entender el problema.
- No medir el antes: sin ese dato es difícil saber cuánto se ganó.
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En el Diagnóstico Exprés revisamos contigo tus tres procesos más pesados y te entregamos un mapa de una página con por dónde empezar. No tiene costo.